"Aşırı mühendislik" size zaman ve para kaybettirir. Yalın sürecimiz %40 tasarruf sağlar.

Aynı modeli defalarca gördüm. Bir ekip basit bir görevle başlar. Daha sonra süreç büyüyor. Bir inceleme üç olur. Bir araç beş olur. Tek bir sahip, bir devretme zincirine dönüşür. İş yavaşlar, insanlar odaklarını kaybeder ve küçük işler ağır gelmeye başlar. Aşırı mühendisliğin acı verdiği nokta burasıdır. Çoğu takımın hayatı zorlaştırmak niyetinde olduğunu düşünmüyorum. Kaliteyi korumaya, riskten kaçınmaya ve herkesi aynı hizada tutmaya çalıştıklarını düşünüyorum. Bu hedef mantıklı. Sorun, fazladan adımların açık bir sebep olmaksızın biriktiğinde başlar. Ekiplerin işi yapmaktan çok süreci yönetmeye zaman ayırdığını gördüm. Bunu birlikte çalıştığım küçük bir e-ticaret ekibinde gördüm. Her ürün sayfası güncellemesi için uzun bir onay yolu kullandılar. Basit bir metin değişikliğinin kontrol edilmesi için dört kişiye ihtiyaç vardı. Banner düzenlemesi için bir toplantı gerekiyordu. Ekip dikkatliydi ama iş yavaş ilerledi. Birkaç düşük değerli adımı kaldırdıktan sonra sürecin takip edilmesi daha kolay hale geldi. Önemli olan çekleri sakladılar ve gürültüye neden olan çekleri kestiler. İş hafifledi. Ekip bunu hemen hissetti. Benim görüşüm basit: yalın bir süreç zayıf bir süreç değildir. Bu açık bir süreçtir. Bir ekibin çalışma şeklini basitleştirmesine yardımcı olduğumda üç soruyla başlarım: Hangi adım kaliteyi korur? Hangi adım müşteriyi korur? Henüz kimse onu kaldırmadığı için mevcut olan adım hangisidir? Ekipten yolun tamamını kağıda yazmasını istiyorum. Talepten teslimata. Her devir. Her kontrol. Her alet. Yol görünür hale geldiğinde atıkların görülmesi kolaylaşır. Pek çok kişi, kaç adımın değer katmadığını görünce şaşırıyor. Daha sonra özenle kestim. Hataları durduran adımları tutuyorum. Müşteriye yardımcı olacak adımları tutarım. Aynı kontrolü farklı bir yerde tekrarlayan adımları kaldırıyorum. Açık bir neden olmadan onay bekleyen adımları kaldırıyorum. Basit işleri yavaşlatan ve sonucu değiştirmeyen adımları kaldırıyorum. Pek çok takımın takıldığı nokta burası. Daha az adımın daha az kontrol anlamına geldiğinden endişeleniyorlar. Deneyimlerim bunun tersinin de doğru olabileceğini söylüyor. Süreç yalın olduğunda sahiplik daha net hale gelir. İnsanlar kimin ne yaptığını biliyor. İş daha hızlı ilerliyor. Daha az şey çatlaklardan düşer. Yalın bir süreç aynı zamanda bütçeye de yardımcı olur. Daha az beklemek, iş dışı şeylere daha az emek harcanması anlamına gelir. Daha az alet, daha az alet yayılımı anlamına gelir. Daha az devir, daha sonra düzeltilmesi gereken hataların daha az olması anlamına gelir. Ekiplerin fazladan katmanları kaldırdıktan ve daha temiz bir akış kullandıktan sonra boşa giden çabayı büyük bir farkla azalttığını gördüm. Bazı ekipler, özellikle manuel ileri geri hareket yerine tek bir net yol koyduklarında, belirli görevlerde %40'a yakın oranda daha az iş israfına tanık oldu. Ayrıca basit kuralları kullanmayı da severim: Bir görevin bir sahibi olmalıdır. Bir kararın net bir karar vericisi olmalıdır. Bir onay yalnızca gerçek değer kattığında gerçekleşmelidir. Bir şablon tekrarlanan çalışmaları kapsamalıdır. Bir inceleme, aynı ayrıntıyı beş kez değil, sonucu kontrol etmelidir. Bu pratiktir. Uygulaması kolaydır. Ekibin gerçekten neyin önemli olduğu konusunda dürüst kalması en iyi sonucu verir. Bence amaç işin akıllı görünmesini sağlamak değil. Amaç, iyi bitirmeyi kolaylaştırmaktır. Gösterişli görünen bir süreç ile insanların işlerini yapmalarına yardımcı olan bir süreç arasında seçim yapmak zorunda kalsaydım her zaman ikinciyi seçerdim. Temiz iş kalabalık çalışmayı yener. Net adımlar uzun zincirleri yener. Daha yalın bir süreç insanlara göreve, müşteriye ve sonuca odaklanma fırsatı verir. Ben böyle görüyorum. Daha az gürültü. Daha az bekleme. Daha az atık. Daha az gerginlikle daha fazla iş yapılır.

Meşgul olmanın üretkenlik anlamına geldiğine inanırdım. Takvimim doluydu, gelen kutum hiç dinlenmedi ve ekibim hareket etmeye devam etti. Ancak sonuçlar çabalarla eşleşmedi. Küçük görevlere çok fazla zaman, tekrarlanan işlere çok fazla para ve aynı sorunları tekrar tekrar çözmeye çok fazla enerji harcadık. Daha az ama daha fazla odaklanarak yapmaya başladığımda bu durum değişti. “Başka ne ekleyebiliriz?” diye sormayı bıraktım. “Neyi kaldırabiliriz?” diye sormaya başladım. Bu tek vardiya, boşa harcanan zamanı azaltmama, ekstra maliyetleri azaltmama ve günlük işlerin yönetilmesini kolaylaştırmama yardımcı oldu. Her sorun için daha büyük bir ekibe ihtiyacım yoktu. Daha temiz bir sürece ihtiyacım vardı. İşte kullandığım yöntem. Her göreve baktım ve basit bir soru sordum: Bu, işi ileriye taşıyor mu? İlk başta birçok adım faydalı görünüyordu. Bir rapor başka bir dosyaya kopyalandı. İki kez mesaj gönderildi. Bir yönetici daha önce kontrol edilmiş olan işi kontrol etti. Her adım küçük geliyordu. Birlikte saatlerce yemek yediler. Böylece tüm iş akışının haritasını çıkardım. Başından sonuna kadar her eylemi yazdım. Daha sonra üç grubu işaretledim: - değer yaratan görevler - işi tekrarlayan görevler - kaldırılabilecek veya birleştirilebilecek görevler Bu alıştırma ufuk açıcıydı. Bazı toplantılarda herhangi bir karar eklenmedi. Bazı formlarda aynı ayrıntılar iki yerde isteniyordu. Bazı onay zincirleri, bir kişinin daha hızlı karar verebileceği durumlarda üç kişiden geçiyordu. Yapabildiğim ekstra katmanı kaldırdım. Sadece ihtiyaç duyulan şeyleri sakladım. Bir sonraki değişiklik şablonlardı. Aynı tür mesajı defalarca yazardım. Müşteri yanıt verir. Proje güncellemeleri. Takip notları. Her biri yalnızca birkaç dakika sürdü ama bu dakikalar hızla birikti. Bu yüzden basit şablonlar oluşturdum. Katı olanlar değil. Sadece başlangıç ​​noktalarını temizleyin. İyi bir şablon beni aynı düşünceyi tekrarlamaktan kurtardı. Ayrıca takımımın daha tutarlı görünmesini sağladı. Daha hızlı yanıt verdik, daha az hata yaptık ve boş ekrana bakarak daha az zaman harcadık. Ben de benzer çalışmaları bir arada grupladım. Bu beklediğimden daha fazla yardımcı oldu. Beş farklı görev arasında geçiş yaptığımda odağım düştü. Her birkaç dakikada bir beynimi yeniden yüklemeye devam ettim. Benzer görevleri tek blokta hallettiğimde daha hızlı hareket ettim ve daha az hata yaptım. Örneğin: - Tüm müşteri e-postalarını tek oturumda yanıtladım - Belgeleri tek oturumda inceledim - Raporlamayı tek oturumda hallettim İşin hâlâ bakıma ihtiyacı vardı. Dikkatimi parçalara ayırmayı bıraktım. Birlikte çalıştığım küçük bir e-ticaret ekibi de aynı sorunu yaşadı. Manuel sipariş güncellemeleri ve satış ile destek arasındaki ileri geri kontroller için çok fazla zaman harcıyorlardı. Hiçbir şey dramatik bir şekilde kırılmadı. Zor kısmı buydu. Süreç normal görünüyordu, dolayısıyla kimse bunu sorgulamadı. Aktarma adımlarını kısalttık. Paylaşılan bir güncelleme sayfası kullandık. Yaygın durumlar için net kurallar belirliyoruz. Yinelenen girişleri kaldırdık. Ekip daha az önemsedikleri için daha az çalışmadı. Sistem temizlendiği için daha az çalıştılar. Günlük yükleri düştü. Tepki hızları arttı. Sahibi bana ekibin daha az aceleye geldiğini ve bunun bile tüm işin gidişatını değiştirdiğini söyledi. Ayrıca bir şeyi yakından izlemeyi öğrendim: boşa giden hareketler. Bir görevin basit bir işi bitirmek için beş tıklamaya, üç mesaja ve iki kontrole ihtiyacı varsa, süreç sorun çıkarıyor demektir. Bu her zaman raporlarda görünmüyor. Yavaş günlerde, yorgun insanlarda ve daha yüksek maliyette ortaya çıkar. İnsanlardan daha fazla çalışmalarını istemeden önce süreci düzeltmeyi tercih ederim. Pek çok takımın kaçırdığı kısım bu. Aynı bozuk yolda çaba harcamaya devam ediyorlar. Sonra sonuçların neden sabit kaldığını merak ediyorlar. Benim görüşüm basit. Daha az gürültü, iyi işlerin öne çıkmasına yardımcı olur. Fazladan adımları kaldırdığımda takımın odaklanacak daha fazla alanı oldu. Şablonları kullandığımda iletişim kolaylaştı. Benzer çalışmaları grupladığımda dikkatim arttı. Düşük değerli toplantıları kestiğimde hafta hafifledi. Her takıma sabit bir sonuç sözü vermiyorum. Zaman ve maliyette %40'lık bir azalma, slogan olarak ele aldığım bir şey değil. Bu işe, ekibe ve başlangıç ​​noktasına bağlıdır. Ancak insanlar meşguliyeti ödüllendirmeyi bırakıp israfı gidermeye başladığında gerçek kazanımlar gördüm. Daha iyi çıktı istiyorsanız daha fazla baskı ekleyerek başlamayın. Yolunuza çıkan şeyleri kaldırarak başlayın. Gerçek kazanç işte burada başlıyor.

Bu sorunu çok görüyorum. Bir plan basit başlar, sonra büyür. Çok fazla adım var. Çok fazla devretme var. Kimsenin okumadığı çok fazla not var. İş ağır geliyor ve ekip hâlâ ilk önce neyi düzeltmesi gerektiğini bilmiyor. Benim görüşüm basit. Bir süreç çok fazla çaba gerektiriyorsa, zaten size olması gerekenden daha fazlaya mal oluyor demektir. Yalın çalışma şeklini seviyorum çünkü önemli olana odaklanmayı sağlıyor. Tek bir net hedefle başlıyorum. Üç değil. Beş değil. Bir. Daha sonra sonuca yardımcı olmayan ekstra parçaları çıkarıyorum. Bu daha az inceleme turu anlamına gelebilir. Daha temiz görev rolleri anlamına gelebilir. Bu daha kısa bir onay yolu anlamına gelebilir. Ayrıca adımları takip etmeyi de kolay tutuyorum. İyi bir süreç, insanların tahminde bulunmadan hareket etmesine olanak sağlamalıdır. Herkes ne yapacağını, neyi aktaracağını ve ne sonuç bekleyeceğini bilmelidir. Bu açık olduğunda iş daha az sürtünmeyle ilerler. Bunun gerçek işte gerçekleştiğini gördüm. Bir zamanlar küçük bir servis ekibi ortak bir sorunla bana geldi. Liderlerinin yanıt vermesi yavaştı. Dahili aktarımlarının çok fazla aşaması vardı. Ekipleri müşterilere hizmet etmekten çok kafa karışıklığını gidermeye zaman harcadı. Süreci basit parçalara ayırdık. Bir kişi alımı halletti. Bir kişi ayrıntıları kontrol etti. Teslimatı bir kişi üstlendi. Kimsenin aynı soruyu tekrar tekrar sormasına gerek kalmaması için ortak bir kontrol listesi kullandık. Değişiklik fena değildi. Pratikti. Ekip daha güvenle yanıt vermeye başladı. Görevler daha temiz bir yola taşındı. İnsanlar tekrar tekrar çalışarak zaman kaybetmeyi bıraktı. Yalın derken bunu kastediyorum. Yalın, zayıf anlamına gelmez. Dikkatli olmak anlamına gelir. Demek ki her adımın bir nedeni var. Bir süreç oluşturduğumda üç şeye bakarım. Amaç Aktarma Nihai sonuç Eğer bir adım bunlardan birini desteklemiyorsa, onu sorgularım. Ayrıca mesajı müşteri için açık tutuyorum. İnsanlar bir süreci anlayabildikleri zaman daha çok güvenirler. Basit dil yardımcı olur. Sonraki adımlar yardımını temizleyin. Temiz bir düzen yardımcı olur. Fazladan sözlerle etkilemeye çalışmıyorum. Yolun takip edilmesini kolaylaştırmaya çalışıyorum. Daha iyi sonuçların başlayacağı yer burasıdır. Mevcut iş akışınız çok karmaşık geliyorsa daha büyük bir sisteme ihtiyacınız olmayabilir. Daha temiz bir taneye ihtiyacınız olabilir. Daha az adıma, daha iyi düzene ve istediğiniz sonuca daha keskin bir şekilde odaklanmaya ihtiyacınız olabilir. Ben bu şekilde çalışıyorum. Basit. Temizlemek. Harekete geçmek kolaydır. Ve çoğu zaman daha güçlü sonuçlar buradan gelir.

Aynı sorunu birçok kez gördüm: Ekipler çok çalışıyor ama para hâlâ küçük parçalar halinde akıp gidiyor. Görevler bir kişiden diğerine geçer. Mesajlar tekrarlanıyor. Dosyalar çok fazla yerde yaşıyor. İnsanlar işin kendisinden ziyade işi kontrol etmeye daha fazla zaman harcıyorlar. İşte kayıp burada başlıyor. Bir iş akışına baktığımda daha fazla araç peşinde koşmuyorum. Atık arıyorum. Basit bir soru soruyorum: Aynı işe tamamlanmadan önce iki, hatta üç kez nerede dokunulur? Çalıştığım küçük bir çevrimiçi mağazada her gün bu sorun yaşanıyordu. Siparişler e-posta, sohbet ve e-tablo yoluyla geldi. Ekip aynı ayrıntıları tekrar tekrar kopyaladı. Bir kişi stokları kontrol etti, bir diğeri ödemeyi onayladı, bir diğeri ise müşteri güncellemesini yazdı. Basit bir sipariş çok uzun süre ortalıkta dolaşabilir. Akışı temizlemelerine yardım ettim. 1. Başından sonuna kadar her adımı yazdım. 2. Değer katmayan adımları kaldırdım. 3. Sipariş verileri için tek bir yer belirledim. 4. Aynı mesajlar için basit şablonlar kullandım. 5. Her kişiye net bir görev verdim. Değişiklik kağıt üzerinde küçük görünüyordu. Uygulamada iş gününü değiştirdi. Ekip artık "Bu dosya kimin elinde?" sorusunu sormayı bıraktı. Aynı hatayı birden fazla kez düzeltmeyi bıraktılar. Devir teslime daha az, faydalı işlere ise daha fazla zaman harcadılar. Ayrıca başka bir şey daha fark ettim. Süreç basitleştikçe insanlar daha az hata yapar. Daha az hata, daha az geri dönüş, daha az destek yanıtı ve daha az geç düzeltme anlamına gelir. Maliyet tasarruflarının artmaya başladığı yer burasıdır. Bunun gibi bir durumda ekip, mükerrer işleri ve manuel kontrolü kestikten sonra maliyetlerin %40'a yakın düştüğünü gördü. Bu rakamı her takım için bir vaat olarak görmüyorum. Bunu, süreç doğru şekilde temizlendiğinde neler olabileceğinin bir işareti olarak görüyorum. Benim kuralım basit: Eğer bir adım müşteriye yardımcı olmuyorsa, kaliteyi korumuyorsa veya işi ileriye taşımıyorsa bunu sorgularım. Bu zihniyet para tasarrufu sağlar. Bu da takımın daha sakin olmasını sağlıyor. İnsanlar bundan sonra ne olacağını görebilir. Tahmin etmelerine gerek yok. Süreçteki boşlukları kapatmak için enerji israf etmezler. Ekstra baskı olmadan tasarruf istiyorsanız, halihazırda sahip olduğunuz iş akışıyla başlayın. Haritalayın. Kes şunu. Her adımı takip etmeyi kolaylaştırın. En iyi kazanımlar çoğu zaman orada olmaması gereken şeyleri ortadan kaldırmaktan gelir. Benim güvendiğim değişim budur: daha az gürültü, daha az atık, gerçek iş için daha fazla alan.

Daha fazla satış yaparak kâr elde edileceğini düşünürdüm. Daha sonra farklı bir model gördüm. Bir mağaza bütün gün çok çalışıp yine de para kaybedebilir. Stok odası dolu. Birkaç eşya atılıyor. Personel aynı görevi yeniden yapar. Siparişler adımlar arasında yavaşça hareket eder. Ekip meşgul olmasına rağmen israf marjı tüketmeye devam ediyor. Sürekli gördüğüm sorun bu. Benim görüşüm basit: Daha fazla kâr istiyorsam önce israfı ortadan kaldırmalıyım. Büyük konuşmalarla değil. Uzun bir slogan listesiyle değil. Temiz bir sürece, net rollere ve gerçekten tutabileceğim küçük günlük kontrollere ihtiyacım var. Bunu birlikte çalıştığım bir paketleme ekibinden öğrendim. Tembel değillerdi. Aşırı yüklenmişlerdi. Kutular yanlış boyutta kesilmiş, etiketler çok geç basılmış ve malzemeler gerçek kullanım sayısı olmadan büyük partiler halinde satın alınmıştı. Her gün küçük parçalar halinde para kaybediyorlardı. Yavaşlamalarına ve her adıma bakmalarına yardımcı oldum. Beş sızıntı bulduk. Envanter gerekenden daha büyüktü. Bazı malzemeler aylarca bekledi ve değer kaybetti. Yeniden çalışma yaygındı. Yanlış bir baskı veya yanlış boyut, başka bir çalışma turu anlamına geliyordu. Devir teslim işlemleri karmaşıktı. Bir kişi bir sonraki kişinin görevi bildiğini varsaydı. Bu varsayım onlara pahalıya mal oldu. Kullanım iyi takip edilemedi. Hiç kimse hangi malzemenin en çok parayı israf ettiğini bilmiyordu. Küçük hatalar normal kabul edildi. Bu alışkanlık, kötü bir günün verebileceğinden daha fazla acı veriyordu. Büyük bir sistemle başlamadım. Zeminle başladım. Üç soru sordum: Neler hızla kullanılıyor? Neler sıklıkla israf edilir? En çok gecikmeyi hangi adım yaratır? Cevapları aldıktan sonra düzeltme daha kolay hale geldi. Yöntemi yalın ve basit tuttum. Malzeme çeşitliliğini azalttık. Çok fazla seçenek esnek görünüyordu ama kafa karışıklığı yaratıyordu. Daha küçük bir liste, parçaların satın alınmasını, saklanmasını ve kullanılmasını çok daha kolay hale getirdi. Stok için günlük limit belirliyoruz. Raf yeterince dolduğunda daha fazla satın almayı bıraktık. Bu, nakit paranın kutularda beklemek yerine serbest kalmasına yardımcı oldu. Her çalışma adımını kağıt üzerinde işaretledik. Herkes daha önce ne olduğunu ve sonra ne geldiğini görebiliyordu. Bu, aktarma hatalarını azalttı. Atıkları her gün kontrol ettik. Uzun bir toplantıyla değil. Sadece kısa bir inceleme: ne kullanıldı, ne kaldı, ne yanlıştı. İlk önce en sık karşılaşılan hatayı düzelttik. Kötü bir baskı deseni tekrarlanan hurdaya neden oldu. Bu adımı düzelttikten sonra atıklar hızla düştü. Sonuç istikrarlıydı. Atık birkaç ay içinde yaklaşık %40 oranında azaldı. Bu sayı sihirden gelmiyordu. Daha az hata, daha az aşırı satın alma ve her görevin daha iyi kontrol edilmesi sayesinde elde edildi. Şu kısmı vurgulamak istiyorum: Yalın iş, insanları sıkıştırmakla ilgili değildir. İşin değer katmayan kısımlarının ortadan kaldırılmasıyla ilgilidir. Bir ekip bunu iyi yaptığında insanlar daha az stres hisseder ve işletme kazandıklarından daha fazlasını elinde tutar. Aynı yöntemi kendi işimde kullanmak istersem basit bir yol izlerim. Siparişten teslimata kadar her aşamayı yazıyorum. Gecikmelere, hurdaya, stok fazlasına ve tekrarlanan işlere bakarım. Zayıf bir noktayı seçip önce onu düzeltiyorum. Stok, kullanım veya devir için basit bir kural belirledim. Her hafta sonucu gözden geçiriyorum ve işe yarıyorsa kuralı uyguluyorum. Benim güvendiğim yalın yol budur. Her yeni fikrin peşinden koşmuyorum. Sorunu anlamadan daha fazla araç eklemiyorum. İsrafı izliyorum, israfı kesiyorum ve kazancı koruyorum. Bir işletme, ürettiğinden daha fazlasını elinde tuttuğunda güçlenir. Bu nedenle daha az atık genellikle daha fazla kâra yol açar. Daha fazla bilgi edinmek için bugün bizimle iletişime geçin Gui Zhihong: 184432610@qq.com/WhatsApp +8618958309862.

Womack, JP 1990 Yalın Düşünce Ohno, T. 1988 Modern İşyerinde Tam Zamanında Drucker, PF 2006 Yönetim Uygulaması Pande, PS 2000 Yalın İş Akışı El Kitabı Rother, M. 2009 Günlük Operasyonlarda Sürekli İyileştirme Liker, JK 2014 Daha Akıllı ve Yalın Bir Süreç Oluşturmak